Начальник Служби:
Організовує взаємодію з відповідними органами: місцевого самоврядування, державних адміністрацій, правоохоронних і контролюючих з питань діяльності залізничного транспорту.
Здійснює попередній розгляд кореспонденції, що надійшла на ім’я директора Філії, надає доручення щодо підготовки проектів відповідей або рішень.
Здійснює контроль за своєчасною реєстрацією вхідної та вихідної кореспонденції директора Філії та його заступників.
Контролює організацію документального супроводження діяльності директора Філії.
Розглядає і перевіряє за дорученням керівника Філії окремі документи і заяви.
За дорученням директора Філії узгоджує або вирішує окремі питання з керівниками і працівниками підрозділів Філії, контролює виконання ними окремих доручень і наказів директора Філії, а також отримує від них необхідну інформацію і матеріали.
Планує роботу нарад при керівництві Філії.
Контролює діяльність підрозділу щодо реалізації інформаційної політики Товариства, взаємодії з громадськістю та ЗМІ.
Контролює організацію діловодства в управлінні Філії та її підрозділах відповідно до чинних державних стандартів та інструкцій з діловодства.
Контролює дотримання встановленого у Філії єдиного порядку документування управлінської інформації та організацію роботи з документами, які містять службову інформацію.
. Контролює впровадження та використання у Філії системи електронного діловодства та електронного документообігу.
Контролює розроблення методичних матеріалів з удосконалення діловодства та управлінської діяльності.
Контролює діяльність підрозділу щодо зберігання, упорядкування, утилізації документів та архівних справ, надання архівних довідок.
Контролює виконання наказів, рішень, доручень Товариства, Філії, протокольних рішень апаратних та оперативних нарад при директорові Філії, заходів з усунення недоліків у забезпеченні безпеки руху, вирішенні соціальних питань і роботі господарств Філії, виявлених під час комісійних оглядів.
Контролює організацію проведення особистого прийому громадян директором Філії.
Контролює діяльність Служби щодо надання перепусток на вхід до будівлі управління Філії відповідно до правил перепусткового режиму.
Контролює планування та виконання графіка чергувань по Філії.
У межах своєї компетенції готує проєкти наказів, рішень і розпоряджень керівництва Філії, а також, за дорученням директора Філії, інших матеріалів і документів, що стосуються діяльності Філії.
Розглядає проєкти наказів директора Філії, дає пропозиції за колом своїх обов’язків.
Видає накази по структурному підрозділу, що стосуються його основної та адміністративно-господарської діяльності.
Виконує інші обов’язки в рамках своєї компетенції і спеціалізації на додаткових окремих видах діяльності.
Вимагає від керівників підрозділів Філії надання необхідних матеріалів для організації та проведення заходів, що належать до компетенції служби.
Надає керівництву Філії пропозиції з питань удосконалення роботи з документами.
Надає пропозиції щодо укомплектування штату Служби відповідно до номенклатури посад.
Залучається до розробки календарного плану основних робіт директора Філії під час переведення залізниці на режим роботи в умовах особливого періоду, у ході роботи використовує відомості про зміст мобілізаційного плану за окремими показниками в цілому щодо АТ «Укрзалізниця» відповідно до статті 1.4.2 ЗВДТ-2005.
Є членом комісії Філії:
- з питань оплати праці;
- з вирішення питань щодо надання матеріальної допомоги на медичні та інші цілі працівникам, пенсіонерам філії «Південна залізниця» ПАТ «Укрзалізниця» та членам їх сімей і надання працівникам регіональної філії «Південна залізниця» публічного акціонерного товариства «Українська залізниця» компенсації для вирішення житлових питань.
Дотримується вимог антикорупційного законодавства та Антикорупційної програми, Політики запобігання та протидії корупції, Кодексу етики, Положення про комерційну таємницю та іншу конфіденційну інформацію Товариства.
Забезпечує неухильне виконання заходів з попередження, виявлення та припинення можливих терористичних проявів.
Здійснює контроль та координацію діяльності Харківської друкарні.
ПРАВА
Начальник Служби має право:
Аналізувати стан виконання планів, особистих доручень директора Філії, виконавчої дисципліни працівників. Виходити з клопотанням перед керівництвом Філії про заохочення працівників, відповідальних за управлінську діяльність, і про накладання на них дисциплінарних стягнень.
Вимагати від працівників підрозділу дотримання виконання вимог посадових інструкцій, вказівок, пов’язаних з виконанням її основних задач і функцій.
На підставі застосування Кодексу законів України про працю та інших законодавчих актів, у разі невиконання працівниками служби обов’язків, передбачених посадовими інструкціями, вимагати від них письмових пояснень з метою дисциплінарного впливу.
Надавати дозвіл на видачу перепусток на вхід до приміщення управління Філії.
